Zéro papier : 900 documents rangés tout seuls
Comment j'ai numérisé des années de paperasse familiale avec Paperless-ngx, et monté une chaîne où un simple scan finit daté, renommé et classé.
Des cartons de factures, de contrats, de fiches de paie et de courriers administratifs. Comme tout le monde. Sauf que maintenant, tout tient dans un moteur de recherche.
La chaîne
- Je scanne, n’importe comment : au bureau sur le copieur, à la maison sur l’imprimante, ou je dépose un PDF dans un dossier Nextcloud.
- Paperless-ngx récupère le fichier, fait la reconnaissance de texte (OCR) et l’indexe.
- Le document est daté, renommé et étiqueté selon une convention simple :
AAAA-MM-JJ – Type – Organisme – Objet. - Il apparaît tout seul dans une arborescence thématique (Maison, Véhicules, Santé, Impôts…) partagée avec ma compagne dans Nextcloud.
Le vrai travail : les scans en vrac
Le plus dur n’est pas l’outil, c’est le tri. Un scan de 32 pages contient souvent cinq documents différents, des pages à l’envers et des versos blancs. C’est là que l’IA m’aide énormément : découper, remettre dans l’ordre, retourner les pages, et repérer les doublons pour ne garder que le meilleur scan.
Une règle que je ne négocie pas : deux documents qui se ressemblent mais n’ont pas la même date ou portent des annotations différentes, on garde les deux. Un courrier annoté « payé le 29/02 » n’est pas un doublon.
Le bilan
Près de 900 documents, retrouvables en trois mots-clés. Le jour où il faut une attestation pour un dossier, c’est trente secondes au lieu d’une après-midi. Et la boîte de réception de Paperless est vide.